Proces Planning- en Controlcyclus (P&C-cyclus) Duo+

In dit hoofdstuk wordt het proces van de P&C-cyclus van Duo+ uiteengezet. Een belangrijk uitgangspunt van deze cyclus is dat er eerst goedkeuring moet zijn van de DUO-gemeenten voordat de verwerking via de P&C-cyclus kan beginnen. Hieronder volgt op hoofdlijnen het proces.

In de kadernota van Duo+ worden uitsluitend de autonome ontwikkelingen opgenomen. Dit betreft vooral de loon- en prijsontwikkelingen en het, in overleg met de DUO-gemeenten, overeengekomen groeipercentage voor de programma's Staf en Bedrijfsvoering. Deze kadernota vormt de basis voor de begroting van het komende jaar en biedt een overzicht van de verwachte ontwikkelingen die geen directe beleidsmatige keuzes of wijzigingen bevatten. Duo+ zendt deze vóór 30 april van het jaar voorafgaande aan het begrotingsjaar aan de DUO-gemeenten voor zienswijze.

De begroting van Duo+ vormt de gedetailleerde uitwerking van de kadernota (zie punt 1). Hoewel de begroting financieel gezien geen nieuwe informatie bevat ten opzichte van de kadernota, biedt deze een uitgebreider en specifieker overzicht van de verwachte inkomsten en uitgaven op een meer gedetailleerd niveau. De DUO-gemeenten hebben dan, na ontvangst, 12 weken de tijd om zienswijze in te dienen.

Nieuwe ontwikkelingen die Duo+, in samenspraak met de DUO-gemeenten ziet, worden eerst via de gemeentelijke P&C-cylus vastgesteld. Dit om de DUO-gemeenten een wel overwogen keuze te laten maken om deze ontwikkelingen wel of niet uit te laten voeren. Pas als deze ontwikkelingen zijn vastgesteld in de begrotingen van de DUO-gemeenten kan tot verwerking overgegaan worden via de 1e begrotingswijziging van Duo+ (zie punt 4).

In de 1e begrotingswijzig van Duo+ worden alle eerdere besluiten die in de DUO-gemeenten genomen zijn en die op het lopende begrotingsjaar betrekking hebben, maar nog niet in de begroting zijn opgenomen verwerkt (zie punt 2). Concreet is dit de structurele doorwerking vanuit de 2e voortgangsrapportage Duo+ van het voorgaande jaar en ontwikkelingen die zijn meegenomen in de vastgestelde begrotingen van de DUO-gemeenten (zie punt 3).

Deze rapportage is niet financieel van aard en geeft de ontwikkelingen weer binnen de programma's. Wel wordt alvast melding gemaakt van financiële wijzigingen die meegenomen worden in de 2e voortgangsrapportage van Duo+. Dit zijn dan ontwikkelingen die in de 1e voortgangsrapportages van de DUO-gemeenten ter besluitvorming zijn voorgelegd aan de raden van de DUO-gemeenten.

Deze rapportage is financieel van aard, alle begrotingswijzigingen voor het lopende jaar worden hier in opgenomen. Omdat deze slotrapportage vroeg in het jaar wordt samengesteld zullen hier niet alle zich voordoende mutaties in opgenomen zijn.

Tussen Duo+ en de DUO-gemeenten vindt via de Opdrachtgevers Opdrachtnemers Overleg (OGON's) afstemming plaats om er voor te zorgen dat de financiële wijzigingen binnen Duo+ aansluiten bij de wijzigingen in de begrotingen van de DUO-gemeenten door middel van de 2e voortgangsrapportages.

Dit is een rapportage voor het bestuur van Duo+ om een zo volledig mogelijk (financieel) beeld te geven. In deze rapportage zitten bijvoorbeeld maatwerkovereenkomsten die na de 2e voortgangsrapportage zijn afgesloten en andere financiële ontwikkelingen die op het moment van de 2e voortgangsrapportage nog niet bekend waren. Dit is uitsluitend een interne rapportage mede in relatie tot de rechtmatigheid, waarbij de directeur van Duo+ melding maakt van alle (financiële)ontwikkelingen die niet in de 2e voortgangsrapportage zijn opgenomen (zie punt 6).

De jaarrekening van Duo+ is dan het sluitstuk van de P&C-cyclus van Duo+ en loopt vooruit op de jaarrekeningen van de DUO-gemeenten. Dit zodat de financiële effecten hiervan nog meegenomen kunnen worden in de jaarrekeningen van de DUO-gemeenten.